人手不足は解消できる！4割減の労働人口に打ち勝つ「業務改革」の極意

人口減少社会において、企業が持続的に成長するためには、限られたリソースで最大限の成果を出す「業務改革」が不可欠です。

そこで、本セミナーでは株式会社スタディスト リーンソリューション事業部部長の小峯悠司が、リーンオペレーションの概念に基づいて業務の無駄を見つけ出す具体的方法を解説します。本記事では、業務改革の第一歩となる「ありたい姿の共通認識」と「現状業務の可視化」について詳しく掘り下げます。

リーンオペレーションの4ステップ

株式会社スタディスト・小峯悠司（以下、小峯）：当社は、「オペレーションから、働き方と未来を変えていく」ことをミッションとし、その結果として知的活力みなぎる社会の実現をビジョンに掲げています。

当社が提唱する「リーンオペレーション」は、“深刻な労働人口の減少”という社会的課題に対応し、企業が限られたリソースで最大限の成果を出すために不可欠な業務改善を実現するアプローチです。

リーンオペレーションは大きく4つのステップで構成されます。まずは現状を「可視化」し、次にそれを「標準化」。さらに「単純化」し、「徹底化」する、という流れです。

当社は、この可視化から徹底化までのプロセスを支援するプロダクトやサービスを提供しています。

業務改革の背景には、日本の労働人口の減少という深刻な社会的課題があります。近年、日本の労働人口は減少傾向にあり、今後40年で4割が減少すると予測されています。

この現状の中で、労働人口が増加していた時代と同じオペレーションを続けていては立ち行かなくなります。これまで10人でこなしていた仕事を6人でできるようにするなど、オペレーションを根本的に変革していく必要性が高まっているのです。

現状の業務を最小限の工数で遂行し、人手不足を解消すれば、より付加価値の高い「コア業務」に再投資できるようになるでしょう。

この業務工数を削減し、余白を生み出すためのアプローチは、大きく3つが挙げられます。

1つ目は「従業員の業務処理スキル向上」です。PCのショートカット活用やマニュアル整備などにより、同じ時間で処理できる業務量を増やすことで、結果的に工数削減につながります。

2つ目は「業務の効率的な詰め込み」です。休憩時間や待機時間の圧縮し、カレンダー上での組み合わせの最適化により、同じ時間や日数でこなせる業務量を増やします。

3つ目は「業務そのものの削減」です。現在の業務を根本的に見直し、そもそも遂行すべき業務なのかを検討するのです。

今回は、3つ目の「業務そのものの削減」について取り組むポイントをお伝えしたいと思います。

「ありたい姿を共通認識にする」

小峯：業務改善に向けてのポイントを4つにまとめました。

1つ目は「ありたい姿を共通認識する」。2つ目は「現状の業務を可視化する」。3つ目は「業務ごとの大まかな方針から決める」。4つ目は「実行につながるよう計画を具体化する」ことです。

まず、「ありたい姿を共通認識する」についてお話しします。

業務削減や改善に取り組む際には、いくつかの失敗例が見受けられます。例えば、 目的や目標が不明確なままだと、日常業務に忙殺され後回しになることが多いです。「何をどう改善すれば良いのかわからない」「関係者を巻き込めず、時間がかかった」という悩みを抱え、なかなか先に進めないケースもあります。

これらの失敗を回避し、確実に業務改革を成功させるには、「ありたい姿を共通認識にする」ことが重要です。同じ業務であっても、目指す姿によって方針は大きく変わります。

例えば、回転寿司チェーンと老舗の寿司屋では、「寿司を握る」という業務の方針が異なります。チェーン店では標準化を進め、機械化も視野に入れるべきですが、老舗では職人の経験と知識による質の担保が重要になります。このように「ありたい姿」が明確であれば、各業務をどうすべきかが決まるのです。

また、「経営方針やビジョンが設定されていても、それが従業員一人ひとりの業務に具体的に繋がる言葉になっているか？」というと、そうではない場合が多いです。改革に取り組む関係者全員で「ありたい姿」を表現し、共通認識を持つと、業務に費やしたい時間や、仕事を守りたいという意識が芽生え、業務削減や改善が進んでいきます。

現状の業務を可視化する

小峯：業務改革に向けて、次に取り組むべきは「現状の業務を可視化する」ことです。現状が分からないままでは、場当たり的な改善に陥ってしまいます。全体を改革するためには、業務の全体像を正確に理解する必要があるのです。

具体的には、全ての業務を洗い出すことがおすすめです。

まず、労働時間中に実施していること全てを書き出しましょう。単なる「業務」という言葉にとらわれず、労働時間に関わる全てを洗い出すことで、多くの気づきが得られます。

以前、担当した会社の事例で、従業員の移動時間が工数の10%を占めていたことが判明したケースがありました。実は、この移動時間の工数は、労働時間だけに着目していたからか、最初の洗い出しの時点では議題に上がらなかった項目でした。

こうした抜け漏れチェックは、1日のスケジュールや業務プロセスを「流れ」で考えると防げます。例えば、「営業活動の最初からクロージングまで」というように、流れに沿って考えることで、洗い出しの抜け漏れを抑えることができます。

全ての業務を書き出すにあたって考慮すべき点を3つに絞りました。

1つ目は「業務内容」を記しましょう。業務内容は他の人が見ても分かるように具体的に記述しましょう。不明瞭な業務は、そもそも存在意義を疑うべきかもしれません。

2つ目は「業務工数」を明確にしましょう。何人が、どのくらいの時間をかけて、月に何回実施しているかを洗い出します。正確性よりも、目安を把握することが重要です。1分単位の正確さにこだわるよりも、ざっくりとした時間で把握し、改善の取り組みに時間を費やす方がリターンは大きくなります。

3つ目は「業務難易度を視覚化」します。現状の難易度だけでなく、マニュアル整備やシステム導入で下げられる将来的な難易度も把握していけば、「業務改革」の道筋が見えてくるはずです。

まとめ

業務削減や改善に向けて、労働時間中の全ての活動と工数、難易度を可視化することで、効率的な業務削減の土台を築きます。この可視化された業務に対して、経営方針と個々の業務を繋げて「ありたい姿」を照らし合わせて、具体的にどのように「単純化」が可能かを探っていきましょう。

（後編はこちらから）