生産性を上げる「5S活動」を導入するには？進め方や成功させるポイントを解説

5S活動とは、5つの要素から職場環境を改善する施策のことで、生産性向上や業務効率化につながる取り組みです。本記事では、生産性に課題を抱えている企業担当者に向けて、5S活動の概要やメリット・デメリット、5S活動の進め方、成功させるポイントなどについて解説します。

5S活動とは

5Sとは、「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾（しつけ）」をローマ字で表した際に、頭文字が全て「S」であることに由来します。そして5S活動とは、この5つの要素を職場に取り入れ、現場環境を改善させるための活動のことです。従来は、職場環境をきれいに保つという目的が強く、製造業や建築業、医療施設などの現場で行われていました。しかし昨今は、5S活動を通して無駄を徹底的に排除し、生産性向上や業務効率化、安全性の確保などを図る目的で、さまざまな業界で導入が進んでいます。

なお、5S活動のうち整理・整頓・清掃の3つを抜き出した取り組みを「3S活動」と呼びます。多くの企業では最初に3S活動に取り組み、職場環境が整った後に「清潔」「躾（しつけ）」によって、きれいな状態を維持させます。

5Sの各要素の意味

1. 整理

整理とは、職場にとって必要なモノと不要なモノを区別し、不要なモノを処分することです。職場には、業務に必要な備品や書類だけでなく、使わないモノが置かれ続けているケースが少なくありません。これらのモノがそのままでは限られたスペースが無駄になるだけでなく、つまずいたり転んだりしてケガや事故につながるおそれがあります。また、不要なモノがあると、必要なモノを探す際に手間がかかります。そのため、不要なモノは処分し、必要なモノだけを残すことが重要です。

なお、職場において不要なモノは、備品や書類といった目に見えるモノだけではありません。不要なデータや情報も削除・整理の対象となります。これらを整理することで、コスト削減や効率的な業務遂行が見込めます。

2. 整頓

整頓とは、必要なモノを所定の位置に保管することです。業務に欠かせない備品や資料などは、常に決まった位置にあることで作業がスムーズに進みます。しかし、決まった保管場所がない、数量に過不足がある、配置方法が統一されていない――こうした状態では、置き方にばらつきが生じやすくなり、作業に余計な時間がかかったり、ケガや事故につながるリスクも高まります。そのため、整頓する際は必要なモノを必要な量、快適に取り出せ、戻せるようにルール化することが重要です。全従業員が必要なときに必要なモノをスムーズに取り出せ戻せる職場にすることで、生産性を大きく高められます。

3. 清掃

清掃とは、職場のゴミや汚れを取り除き、きれいな状態を保つことです。前述の整理・整頓がきちんと行われていることで効果的な清掃ができます。ここでの清掃は単なる掃除にとどまりません。道具や用品のメンテナンス、汚れの原因を特定して除去する活動も含まれます。これらの活動を行うことで、道具や機械設備の異常、不具合に気づきやすくなります。機械設備の異常や不具合を早期に発見できれば生産性の低下や、ケガや事故につながるリスクを未然に回避できます。また、製品に汚れが付いてしまう事態を防げるため、品質維持にも効果的です。ただし、清掃の仕方は人によって異なります。そのため、清掃の仕方をマニュアル化し、誰が担当しても同じ方法で清掃できるようにしましょう。

4. 清潔

ここでの清潔とは、整理・整頓・清掃が行き届き、常にきれいな状態が保たれていることです。一時的な状態ではなく、きれいな状態が維持できるようにチェック体制などの仕組みづくりが欠かせません。また、清潔度の基準を定めることも重要です。清潔度の基準があることで汚れや異常が見つけやすくなり、整理・整頓・清掃もしやすくなります。このような取り組みによって清潔な職場を保つことは、従業員の健康維持やモチベーションに良い影響を与え、結果的に生産性の向上が見込めます。

5. 躾 （しつけ）

ここでの躾とは、職場をきれいに維持、使用できるように決められたルールを従業員に習慣付けることです。5S活動を通して生産性向上などの目的を達成するためには、ルールを習慣付け、従業員が主体的に活動に取り組む意識を育む必要があります。教育や指導によって躾を徹底できれば、5S活動が形骸化することなく、継続的な改善が可能です。

5S活動に取り組むメリット・デメリット

5S活動に取り組むことは、業務の効率化や生産性の向上など企業にとって多くのメリットがあります。しかし、時間やコストがかかる、従業員の業務負担が増えるなどのデメリットも存在します。

メリット

・事故やトラブルのリスクが減る
・業務の効率化が図れ、生産性が向上する
・コストを削減できる
・職場の雰囲気が良くなる
・企業のイメージが向上する

整理・整頓・清掃が行き届いた職場は十分な作業スペースを確保でき、事故やトラブルのリスクが減り、安全性が向上します。また、このような環境ではモノを探す必要がありません。そのため、時間の無駄が減ることで、業務の効率化と生産性の向上が期待できます。業務効率が上がれば人件費や設備費などもカットでき、徹底した在庫管理がされることで無駄な出費も抑えられます。さらに5S活動を徹底することで従業員の結束力が強くなり、職場の雰囲気が良くなることもメリットのひとつです。きれいな職場は来客者や取引先の印象も良く、企業イメージの向上にも寄与します。

デメリット

・導入に時間や労力、コストがかかる
・短期間で成果が出にくい
・従業員の業務負担が増える
・継続が困難となるおそれがある

5S活動の導入にはルール策定や従業員の教育などが必要なため、時間や労力、コストがかかります。また、5S活動は短期間で成果が出にくいのもデメリットです。特に5S活動に取り組む目的や効果が明確化されていない場合、業務が増えるだけのため従業員の不信感につながり、継続が困難となるおそれがあります。

5S活動の進め方

5Sに取り組む目的の明確化

5S活動を形だけの取り組みにしないためには、まず5S活動する目的や効果を明らかにし、職場全体で共有することが大切です。突然、「職場の整理・整頓・清掃を徹底する」と言ったところで、従業員にとっては負担が増えるだけです。まして長期的に取り組まなければならない活動となれば、生産性の低下につながるおそれもあります。このような事態を防ぐためにも、5S活動の目的や得られるメリットを組織全体で共有しておくことが重要です。たとえば、「生産性の向上」「業務の効率化」「安全性の確保」などの目的も、より具体的に明確化することで、全従業員が一丸となって活動に取り組みやすくなります。

現場の業務を可視化

自社に合った5S活動にするためには、現場の業務を可視化することが必要です。たとえば、「整理するには何が必要か」「備品を整頓する場所をどうするか」など、現状の課題や無駄な部分を特定し、改善できる点を洗い出します。このとき、従業員から意見を募ることが大切です。現場の意見を取り入れることで、具体的にどこに問題があるか、何を改善するべきかが細部まで把握でき、自社が目指すべき環境もおのずと見えてきます。また、現場の意見が反映されることで、従業員のやる気にもつながります。ヒアリングした内容は、図や写真を使ってまとめるのがおすすめです。業務の流れやモノの配置を図や写真を使って記録することで、課題や改善点がより明確になります。

5S計画の策定と実施

現場の業務を可視化したら、5S活動実施に向けて計画を立てます。実施計画書を作成する際は、各要素での目標、担当者、実施時期、実施エリア、活動内容、評価方法など、詳細に記載することが重要です。必要があれば、改善点を盛り込んだ新たなルールも策定し、組織全体で共有することで、従業員が5S活動に取り組みやすくなります。

5S活動実施後は、定期的に目標の達成度を確認し、適宜改善を行います。この検証と改善を繰り返すことで、各要素の精度が高まり、より効果的な職場環境の改善が実現できます。

5S活動を成功させるポイント

5S活動を成功させるにはいくつかポイントがあります。まず、5S活動をする目的やメリットを明確にし、組織全体で共有することが重要です。5S活動が企業にとってどんなにメリットのある活動だとしても、その重要性が現場の従業員に伝わらなければ意味がありません。むしろ、やらされ感のある活動と思われ、5S活動ではなくただの整理整頓と掃除になって、いずれは形骸化するおそれがあります。そのため、5S活動を導入する際は、「○％の業務時間短縮」「売上〇％アップ」など、できるだけ具体的な目的や目標を掲げ、組織内で共有することが大切です。これにより、従業員各自が問題意識を持って取り組めるようになります。

5S活動を取り入れた事例

製造業のある企業では、5Sの「整頓」において徹底した工具の定位置化を行いました。その方法は、プラスチックダンボールを使用頻度の高い工具の形状に合わせて型抜きして工具が収まる溝を作り、工具名を付けて作業台に設置しました。これにより、置き方までルール化でき、その結果作業効率が向上し、工具の紛失を削減することにも成功しました。ほかにもバリエーション豊富なボルトは、各ボルトの写真が付いたボックスで管理することで、見つけるスピードが格段に上がり、業務の効率化につなげています。

まとめ

5S活動は、職場環境の改善だけでなく、生産性向上、業務効率化、安全性の確保などにつながる施策です。しかし、ただ活動を導入するのでは、従業員の不信感につながり、活動が形骸化して効果が限定的になるおそれがあります。
そのため、5S活動を成功させるためには、5S活動の目的や目標を明確にし、従業員と共有することが重要です。また、5S活動は短期的な成果が出にくいことから中長期的な視点で取り組むことも大切です。