「目の前の業務に追われて新しいことに着手できない」「生産性を上げたいが、無駄な業務を明確化できていない」といった課題を抱える組織は多いのではないでしょうか。
そのような課題を解決するのがスタディスト リーンソリューション事業部が提供する「業務アセスメント」と「単純化方針策定ワークショップ」です。「業務アセスメント」では、業務の棚卸しと業務一覧表の作成を通じた見える化を行い、「単純化方針策定ワークショップ」では単純化できそうな業務を見つけていきます。業務の無駄を洗い出し、単純化することで本来やるべき業務へ集中できる環境づくり
を目指します。
今回は「業務アセスメント」「単純化方針策定ワークショップ」を実施し、3割の業務が単純化できることを発見したM社（製造業）設計開発部のS様、I様の2名にお話を伺いました。
膨大な量のタスクに追われ、コア業務に注力できていなかった
S様とI様が所属されている設計開発部ではどのような業務を担当されているのでしょうか。
I様 我々は設計業務全般と、運用時の技術的なサポートが主な業務です。役立つ製品・サービスを開発し、世の中に広く提供するのが我々のミッションであり、それを実現するために他社に負けない技術力とスピード感を持って開発に取り組んでいます。
スタディストのワークショップを受ける前に感じていた課題は何でしたか。
I様 部署のメンバーのほとんどが目の前の業務に追われ、力を入れて取り組むべき業務に注力しきれていないという課題を抱えていました。我々の事業を取り巻く環境は大きく変化しており、海外企業も含めて競争が激しくなっているなかで、このままの状態ではダメだという気持ちが強くなっていましたね。
S様 私はマネージャーとして、社員一人ひとりが持っている力を十分に発揮できる環境をつくることを目指していましたが、膨大な量のタスクを抱えているメンバーが多く、その環境を完璧にはつくれていない状況でした。高い志を持って入社してきたメンバーがコアの仕事に集中できれば、他社に負けることはないと考えており、メンバーのパフォーマンスを最大限引き出したいという思いがありました。
我々もずっと課題意識は持ち続けていたので、自分たちで業務の取り組み方を変えたり、手続きを簡素化したり、業務の自動化を進めたりしていました。そういう点では、常に業務フローを改善するためのアクションをし続けていたのですが、自分たちだけではなかなかうまくいきませんでした。
I様 社内でアンケートを実施して、現状の問題点を洗い出すということはしていました。そのなかでメンバーが抱えている問題意識などを拾い上げるようにはしており、さまざまな施策にチャレンジしてきましたが、抜本的な改善には至っていませんでした。
リーンオペレーションの手法に興味を持ち、ワークショップ実施を決意
スタディストのサービスを知ったきっかけは何だったのでしょうか。
I様 業務フローを改善する方法を探していたところ、とあるセミナーでリーンオペレーションという言葉を知り、書籍『結果が出る仕事のムダ取り 確実に生産性が上がる実践法 リーンオペレーション（スタディスト副社長 庄司啓太郎 著）』を読みました。その本を読んで、すぐに取り組んでみたいと思ったのですが、自分たちだけで実践するのはなかなか難しいのではないかと感じました。しかし、スタディストがリーンオペレーションに関するワークショップを開催していることを知り、スタディストの支援を受ければ簡単にできそうだと考え、興味を持ちました。
S様 スタディストのワークショップを実施したいという相談を受けた時は、本当に効果があるのか半信半疑でした。しかし、現状の課題を解決するには新しいアクションを起こす必要があると考え、ワークショップの実施を決意しました。また、聞いているだけのセミナーではなく、参加型のワークショップ形式ということで一定以上の効果が期待できるとも考えました。
現在のタスクの3割が効率化できることを発見できた
「業務アセスメント」の感想をお聞かせください。また、参加されたメンバーからはどのような感想がありましたか。
I様 普段は目の前の業務に追われる毎日ですが、ワークショップという形でしっかりと時間を確保し、自分の仕事を振り返る機会が持てたことは非常に良かったです。ワークショップを通して、チームメンバーがお互いにどんな仕事をしているのか、どのようなことに時間をかけているのかを知ることができ、メンバー同士で議論できたことで新しい発見がありました。また、参加したメンバーからは「チーム内の課題が共有できて良かった」「自分の業務が見える化できた」という声が聞かれました。
次に「単純化方針策定ワークショップ」ではいかがでしたか。
I様 議論しやすい雰囲気を作っていただき、具体的に業務効率化の手段や業務のどの部分を改善すべきかを議論できたのは非常に有意義でした。具体的な改善アイデアが出てきましたし、現在やっている業務の3割程度の業務に効率化する余地があることもわかりました。参加したメンバーからは「かなりの時間が削減できる業務もあり、本来あるべき姿を考える良いきっかけになった」「具体的なフレームワークを体験したことで、今後目指すべき指針が明確になった」という感想もありました。
S様 ワークショップ終了後のアンケートを見ると、メンバーの意識には明らかな変化があったと感じています。重要なのはその意識をどのように継続させ、いかに実現に繋げるかだと考えています。マネージャー側からのアクションも必要ですし、本人たちにはワークショップ時のことを思い出して前に進んでほしいですね。
一人ひとりの力が最大限に発揮できる職場づくりを
今回の経験をどのように活かしたいとお考えでしょうか。
S様 今後は出てきた業務効率化の案をしっかりと具体化し、実行に移していくことが課題です。そして、定期的な振り返りの重要性についてもメンバーの意識が高まったと考えています。引き続き、業務効率化を通じて、一人ひとりの力が最大限に発揮できる職場づくりに取り組んでいきたいと思います。
I様 今回は設計開発部のメンバーでワークショップに参加しましたが、洗い出された効率化施策の多くは他部署でも活用できると考えています。また、私たちのような非定型・設計というクリエイティブな業務であっても、やり方を工夫することで自分たちで仕事を減らすことができるんだと気づくことは、良い経験になると感じました。今後は社内への横展開を進め、会社全体での業務改善に繋げたいと考えています。
S様 私はメンバーが自ら進んでワークショップに参加することで、「明日から何かやりたい」という気持ちになってくれたことが、マネージャーとして嬉しく感じました。スタディストのサービスはジムのトレーナーのように結果に向かって伴走してくれ、コンサルティングのイメージが変わりましたね。今回の経験を元に、メンバーが業務の無駄を削ぎ落としてコア業務に集中できる、筋肉質な組織にしていきたいです。