店舗運営の効率化と情報管理強化を目指し、デバイスレンタルサービスを導入
シュークリーム専門店「ビアードパパ」を中心に、さまざまなブランドでテイクアウトスイーツショップを展開する株式会社DAY TO LIFE様。同社では2022年8月から、店舗運営の効率化とペーパーレス化を目的として全店舗へのタブレット導入を開始しました。
当初は自社でタブレット端末を調達していましたが、コストやリソース面の課題を解決するためにスタディストのデバイスレンタルサービスを導入。現在では、効率的な店舗運営と情報管理の強化を実現しています。
株式会社DAY TO LIFE 経営管理本部 情報システム部 板垣 智哉様、俵﨑 晶様、国内営業本部 RC営業部 赤木 麻央様にサービス導入の背景から今後の展望まで詳しくお話を伺いました。
タブレット導入の背景について教えてください。
板垣様：タブレットを導入する以前は各店舗にノートパソコンを設置し、売上管理や勤怠管理に活用していました。しかし、パソコンは設置場所を固定していたので持ち運びができず、スタッフが作業の都度パソコンの設置場所まで移動するという非効率な状態が続いていました。棚卸業務においても、パソコンで印刷した棚卸表に手書きで数量を記入した後に、再度パソコンにデータを入力するという二度手間が生じていたのです。
また、情報管理の面でも複数の問題を抱えていました。本部から配信される重要なお知らせや新商品のレシピは、印刷した後にバックヤードで掲示する決まりになっています。しかし、情報は頻繁に更新されるため、取り扱いを間違えると古い情報と新しい情報が混在するリスクがありました。
さらに、印刷したレシピを紛失した場合は、社外秘情報の漏洩にもつながります。リスクを抱え、不安が解消されない状態が続いていたのです。それらの問題を解決し、オペレーションの効率化やペーパーレス化の推進、情報管理を強化するために全店舗へのタブレット導入を決定しました。
タブレットをレンタルすることに決めた背景を教えてください。
板垣様：デバイスレンタルサービスを導入する前は自社でタブレットを調達していましたが、機器の取り扱いに苦労していました。ビアードパパの店舗では業務の特性上、水や小麦粉を使用しているので、取り扱いには十分注意しなければなりませんでした。
さらに落下によるリスクを考えたときに、頑丈なケースやカバーの装着も必須です。しかし、使用に耐えられる端末は非常に高価であり、オーダーメイドにするとコストも膨らみます。その他にも、デバイスの盗難や情報漏洩の対策にもコストが発生するなかで、新たな解決策として候補に挙がったのがリユース品の活用です。
その後、直営店向けに120台ほどのリユース品を確保しましたが、そこでも新たな問題が発生しました。1台ずつカバーを取り付けて箱詰めする作業に、想像以上に時間を要してしまったのです。90台ほどのiPadにケースを取り付けるだけで、多くの人的リソースを要しました。
この運用では加盟店へ展開していく段階で、自社リソースだけで対応するのが困難だと感じました。また、新規出店のたびに追加でデバイスを確保する必要もあり、在庫管理の面でも課題が明らかになりました。
そこで社内でも協議した結果、初期導入から保守・追加対応までを柔軟に行うには、専門のレンタルサービスを活用するのが良いのではないかと考えるようになったのです。
導入の決め手は、的確な解決策の提案と手厚いサポート体制
スタディストのデバイスレンタルサービスを選ばれた理由は何でしょうか。
板垣様：今回のタブレット導入では、マニュアルを閲覧するためのシステムとしてTeachme Bizを利用することが先に決まっていました。スタディストはTeachme Bizを利用する店舗や現場の環境について深い理解があり、私たちが「タブレットをどのように使いたいか」というリクエストにも応えてくれました。デバイスのレンタルのみに留まらず、私たちの運用に寄り添ってサポートしていただける安心感と的確な提案をいただいたことがスタディストのデバイスレンタルサービスの導入を決めた最大の理由です。
自社調達で課題となっていたケースの確保や、膨大な工数がかかっていたキッティング業務（デバイスのセットアップ設定）も一手に引き受けてくれました。MDM（Mobile Device Management：端末管理ソフトウェア）や保守についても我々のニーズに合わせたご提案をいただき、コストパフォーマンスの点でも理想に近い内容だと感じました。
俵﨑様：当社の基準に合わせてさまざまな要望に柔軟に対応していただけたことも、導入を決めた大きなポイントです。店舗側の負担をなくし、届いたらすぐに使える状態で運用を開始できた点でも非常に助かりました。
デバイスレンタルサービスを利用することで、どのようなメリットを感じていますか。
俵﨑様：最も大きなメリットは、キッティングにかかる工数が劇的に削減されたことです。社内でキッティングにかかる作業はそれまで1台あたり30分はかかっていましたが、今では5分に大幅に短縮でき、即時に店舗へ発送できる状態にまでになりました。ケースやiPad本体の手配に悩むことも、在庫管理で発生する問題も解消されたのです。iPadの納品リードタイムも以前は1ヶ月ほど要していましたが、今では1週間といった短期間で手配できるため、新規出店の際もスムーズに対応できています。
また、店舗スタッフからの問い合わせに対して、スタディストが直接対応していただける点にも助けられています。これまで、端末操作に関する質問や問い合わせには、私たち本部の人間が対応してきました。しかし、現在はスタディストが一次対応をしてくれるため、私たちは本来注力すべき戦略的な業務に集中できています。急な問い合わせへのイレギュラー対応がなくなったことで、それらに費やしていた見えないコストの削減にも繋がっていると実感しています。
現在、レンタルされているデバイスをどのようなシーンで活用されていますか。
板垣様：主な活用シーンは、Teachme Bizを使い、マニュアルを閲覧するときです。ビアードパパでは毎月のように新商品が登場するため、その製造方法や店舗運営に関するマニュアルがいつでも最新の状態で確認できるようになっています。また、他にも従業員の体調チェックや冷蔵庫の温度管理といった衛生管理業務の記録にも活用しています。
さらに、これまで紙とパソコン両方で行っていた棚卸業務も効率化を進めています。タブレットを片手に持ちながら数量を入力できるように切り替えるなど、デバイスの活用方法も広げています。パソコンだけの時は設置場所まで移動して印刷、手書き、PC再入力という3段階の作業が必要でした。しかし、今はタブレットで直接入力するだけで作業が完結するため、作業時間の大幅な短縮と入力ミスの削減を実現できました。
赤木様：店舗の現場スタッフからは、動画マニュアルがあることでとても作業がしやすくなったと好評です。紙のレシピで確認していた頃と比べて、タブレットの場合はすぐに動画でマニュアルが確認できます。新人のアルバイトスタッフも動画を見ながら直感的に製造方法を覚えられるので、指導側の負担も減り現場の作業もとてもスムーズになりました。文字や静止画だけでは伝わりにくい細かな手順や技術的なポイントも、動画なら繰り返し見て学べるため、教育期間の短縮にもつながっています。
デバイスレンタルサービスの導入によってどのような効果がありましたか。
板垣様：定量的な効果としてもっとも感じているのは、コストの大幅な削減です。年に一度行っていたマニュアルの全面改訂では、全店舗分の印刷や店舗への送付、古いマニュアルの回収といった一連の作業に約150万円前後の費用がかかっていました。これがデバイスレンタルとTeachme Bizの活用でほぼゼロになり、大幅なコストダウンが実現できました。
デジタルツールを導入したことで、情報の更新や管理も適切に行えるようになりました。紙を利用していた頃は情報の差し替えが徹底されず、古い情報と新しい情報が混在することが日常的に起きていたのです。それもほぼ解消され、食品安全に関わる情報や新商品の製造手順など、間違いが許されない情報も常に最新の状態で共有できています。導入により、品質事故のリスクが大幅に減少し、お客様への提供価値向上にもつながっています。
また、アルバイトの体調チェックや冷蔵庫の温度チェックといった管理表も、以前は各店舗から毎月紙で送付してもらい、本部で仕分け・確認作業を行っていました。こうした本部と店舗双方の工数もすべてなくなるなど、大幅な業務効率の改善につながっています。
テクノロジーの活用で人手不足を解消し、スタッフがより働きやすい環境を目指したい
今後の展望について教えてください。
板垣様：現在、我々のような飲食業界に限らず、多くの業界では人手不足が深刻な経営課題となっています。スタッフの負担を増やさないためにも、限られた人員でお店を運営するための効率化を今後も推進しなければなりません。テクノロジーを活用して、スタッフがより働きやすい環境を構築していくことが重要だと考えています。
（中央）国内営業本部 RC営業部 赤木 麻央様
（右） 経営管理本部 情報システム部 俵﨑 晶様
具体的な方針としては、まずはペーパーレス化をさらに推し進めていく予定です。現在も書類で対応しているアルバイトスタッフの入社手続きをシステム化するなど、これからはタブレットでの電子サインに切り替えていくことを検討しています。切り替えが定着すれば、店舗でも新入社員の受け入れがスムーズに進み、本部との事務処理に要していた時間も短縮できるはずです。
また、タブレットの活用をより進め、本部と店舗間のコミュニケーションを強化していきたいです。ビアードパパのような小規模店舗では、省スペースでも使用できるデバイスの活用が必須です。タブレットのように気軽に持ち運びができる機器があれば、さらに本部との連携もスムーズに進むと考えられるので、今後はタブレットを活用した新たなコミュニケーションの形も検討していきたいと考えています。
スタディストには引き続き、Teachme Bizの活用やそれらを取り巻く利用環境整備の支援をお願いできればと考えています。店舗で働くスタッフの負担を増やさずに業務効率化をさらに進めたいと思っているので、ぜひ今後もサポートしていただけたら幸いです。