属人化解消に必要なのは「活発なコミュニケーションの場」

業務が円滑に進んでいる間は、日常業務への対応が優先され、属人化解消の取り組みは先送りになる傾向があります。しかし、実際に人が辞めて業務が滞ってしまってから動き出すのでは手遅れになってしまうリスクもあります。

スタディストの創業期からのメンバーで、企業の業務効率化に長く関わってきたリーンソリューション事業部の坂野に、属人化解消のポイントや具体的な企業の事例などについて話を聞きました。

属人化解消をトップダウンで進める必要性

ーー社員が属人化解消へなかなか着手できない場合、トップダウンで行うことも必要なのでしょうか？

坂野：トップからプロジェクトや取り組みの位置づけを明確に示すことは、属人化解消において必要不可欠です。限られた時間の中で、社員一人ひとりが属人化解消への優先度を上げるためには、上からの強烈なリーダーシップが求められることもあります。

属人化した業務が滞りなく進行している状況では、どうしても目先の仕事に集中してしまい、属人化解消への取り組みがなかなか着手できないケースが考えられます。実際に該当社員が退職をしてから、慌てて属人化解消を始める企業は少なくありません。しかし、業務がストップすることによる企業へのダメージは大きく、早めに対処することが重要です。

ーー属人化解消において、どのようなアプローチが有効ですか？

坂野：属人化解消に向けて企業が取り組めることはたくさんありますが、ワークショップの開催は有効なアプローチ手法の一つだと考えています。ワークショップ開催のメリットは、活発なコミュニケーションを通して当事者の気持ちを汲み取ったうえで属人化解消を進められる点です。

「気付かぬうちに、自分の仕事が属人化していると問題視された」といったケースは、主にベテラン社員からの反発を招くことになりかねません。しかし、属人化している業務の担当者にワークショップへ参加してもらうことで、正しい「ABC分類」を行う機会をつくることができます。

例えば、ベテラン社員に担当業務の分類を聞くと「すべてがA」と答えるケースがあります。そのような際に、該当の業務内容に詳しくない社員も含めた周囲とのディスカッションを通して、A以外の選択肢があるかを見極めていくことが大切なのです。

ワークショップを実施すれば「現在はAだが、BやCにする余地がある」「会社の事業方針に照らし合わせたら、BではなくAではないか」など、これまでにない議論が行われることにより属人化解消を進めていく上での共通認識が生まれ、取り組みを進めていく体制が整っていくケースも多いです。

ーー属人化解消に向けた社員同士での対話には、どのようなメンバーが参加するべきなのでしょうか？

坂野：まず、属人化した仕事を抱える担当者や、業務の偏りによって困っている社員に参加してもらうことをオススメします。関係者がその場で「業務分類」をテーマに掲げて話す機会はあまり多くないため、議論が活発に進む企業が多く見受けられます。

外部の専門家によるサポートで、隙のない属人化解消を実現

ーースタディストでは、属人化解消に向けてどのようなサポートをしていますか？

坂野：スタディストでは「業務アセスメント」を通じて、業務の現状を可視化するところからサポートしています。

「業務アセスメント」とは、「業務の可視化」や「ABC分類」などを通して、企業における業務効率化を体系的に支援するサービスです。基本期間を約2ヶ月に定め、ワークショップ後のアフターフォローも実施しています。

ワークショップは企業ごとにカスタマイズ可能ですが、1～2日で実施するケースが多いです。時間の調整が難しい場面もあるかもしれませんが、積極的に開催することで、「属人化解消」に向けた具体的な道筋を得られるため、長期的な目線で調整することをおすすめします。

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ーー「業務アセスメント」の実施で得られる具体的なメリットを教えてください。

坂野：外部の専門家が入ることにより、社内で議論するだけでは気付けないような、新しい発見ができるケースが多いです。

また、議論に必要な定義や枠組みをお伝えしながらファシリテーションをするため、業務の現状を可視化する上で効果的な議論の場を構築することができます。

そのほかにも「分類した業務の適切な伝承方法」「羅列した業務の中から、優先して取り組むべき事項」など、属人化解消の過程で新たに浮上する課題についても、一緒に考えていける点もメリットの一つです。

優先順位を設定せずに属人化解消を開始した場合、はじめに実施した取り組みに十分な効果を実感できず、活動のモチベーション低下を招く可能性があります。現状の可視化実施後の具体的な行動指針についてもアドバイスが可能な点は「業務アセスメント」の特徴だと考えています。

ーー実際にどのような成功事例があるのでしょうか？

坂野：属人化解消に向けて現状を可視化した結果、企業が持つ武器の発見や社員のモチベーションアップにつながった事例を紹介します。

エステの多店舗展開を行っている企業では、メインのサービスである施術をあえて「A業務」としない方針に定めたケースがあります。どの店舗でも同じクオリティーのサービスを提供したいという想いから、一見すると職人技にも感じられるエステティシャンのスキルを「B・C業務」に振り分けたのです。

ある製造業では「職人ならではの技術」をあえて残し、企業の価値として打ち出したケースもあります。ベテラン社員が培った知見やスキルを属人化と決めつけず、より存在価値が際立つような体制へと変化できたのは、企業ポリシーに基づいた業務分類について当事者同士の議論の場をつくり、共通認識を醸成できた効果だと言えます。

属人化解消に向けて今すぐ始められる第一歩

ーー属人化解消へ動き出す企業に向けて、最後にメッセージをお願いします。

坂野：企業における人の流れが活発な現在においては、たとえベテラン社員でも退職のリスクは避けられません。早期に属人化を解消し、企業の経営基盤を安定させるためには「現状の可視化」は非常に有効だと考えています。

「ABC分類」については、企業のポリシー次第で中身がまったく異なるため、社員が中心となって作業に取り組む必要があります。しかし、分類方針が決定すれば、属人化解消の最適解が決まり、マニュアル化が有効なB・C業務のマニュアル作成については、AI活用などにより効率的に属人化の解消を実現していくことが可能です。

ベテラン社員が有する資産を大切にする意味でも、属人化解消に向けたアプローチは有効な手段です。自社の状況に合ったやり方を選定し、段階的に取り組みを進めてみてください。

まとめ

属人化解消はトップダウンのプロセスだけでは上手く進めることができません。重要なのは、属人化している業務を行っている方も含めた社員同士の議論と方針決定による「自分事化」と取組体制づくりです。

本記事で紹介した「業務の可視化」と「ABC分類」は有効なアプローチ方法の一つです。人が辞めて業務が回らなくなってしまう前に、ぜひ早めに属人化解消に向けたアクションを始めてみてください。